外展
概要
一个外展计划是一个有系统的途径去索取顾问服务及资料然後给予公众。这页会讨论怎样创作，
执行和检讨外展计划以及肯定是有用於大众的。这页包括的资料：
- 可视为目标的有兴趣组别
- 筹备拓展计划
- 方法及物资
- 安装一个资料分发系统
外展计划可包括研讨会，工作坊及小组会议。它们可在学府及机构举行如学校，大学和在你的
城市之中及之外的跨国中心。
设计完善的外展计划是有成效且是有时间和成本效益的。管理外展计划的基本原理与网络活动的
基本原理很相似。尤其是，外展计划：
- 以减少基本谘询的数目来减轻谘询中心的压力。
- 以在那区提供资料及服务而令住在距离谘询中心很远的学生及工作於距离谘询中心很远的
同僚受惠。 - 能够令顾问们去推广他们的服务与一大批会众而非是可以透过一所中心去宣传。
- 能够令顾问们更妥善决定他们所提供服务的种类，透过给予他们机会去与大批和小组的学
生及学府的联络会谈。 - 能够令顾问致力於处理地区性的谘询项目。
- 能够令顾问去维持和扩充他们的联系网络。
外展的目标组别
外展计划的目标会众可分为两大组别：
一，谘询者：学生、学者、父母、研究生及其他谘询者需要外展计划
去解答他们在美国学习与研究的个别问题或即时问题。
二，学府的联络：专业人士，作为他们工作的一部份，为想到外国留
学的学生服务。他们可能是辅导员、海外留学顾问、教育学院或
是就业顾问。外展计划存於学府的联络的目的：一，介绍及更新
它们於谘询中心可用的资料，及二，去训练它们如何对到美国升
学提供意见。
如何去筹备一个外展计划
这个环节将会讨论为以上所介绍的两组目标组别而筹办的外展。
给学生的外展计划
有些学生要求外展活动可能会自己找你而不用你去游说。例如，你可能会被请去一所本地中
学或大学去与学生会谈。一般来说，这些演说要求的资料有限。你可以，除此之外，分散你
的演说的主题令其更多样化，那你就可以覆盖项目如英语训练，中学交换生计划，两年制学
院计划，或指定某些范筹的学习。
给学府的说明会和训练工作坊
学府的联络需要外展计划提供予它们工具作它们自己的顾问工作。这些可包括提供资料及训
练关於为学生筹办一个活动。在本质上，这是关於训练一个地区性的谘询网络。
一个鼓励学府的联络去经营自己给学生搅的计划的工作坊应提供参加者一个模范计划予
它们，好让它们能在自己的学府执行而用很少的资源。你的目标应是令学府的联络去介绍
自己的计划与学生时尽量容易。
组织
可考虑找外展计划去举办的某个学府或机构中的某人去帮助你去筹划活动。利用你的人际网
技巧去开始联系。这些联系或能帮助你请得不同的客席讲者去讲解计划的不同部份。如有需
要，可以由一个顾问去讲解整个拓展计划，而有一定人数的观众，一个详尽讲者讲解的模
式可能成效更好。
筹办任何一种的外展计划需时、费劲及需要周详的策划。去帮助你策划，可用以下的清单：
- 确定需要那方面的外展及最适合去举办的计划的种类。
- 确定是否有任何理由你不应该进行外展。考虑本区的习俗和偏好。
- 确定是否有其他有可能的合作策划人。在某些国家，当在本地学府中为学生举办外展活动
时，顾问们会与同僚联合起来成为力量，并代表第三个组织。那些是刚刚开始考虑到外
国留学的学生可能较有兴趣收到从一大堆国家的许多不同的机会的资料。如果你想给予一
些较深入的资料，那就集中一个国家较好，但对於一般的资料，及去发放你的中心及服务
的资料，这个策略可省回筹划的费用及精神。 - 在活动举办前先计划好。制作一个外展计划时间月程。为一个全年性及/或不断重覆的活动
於月历中做一些初步的纪录，包括大型会议及教育博览会，去避免重订同一日或在一年某
段时间中编排太多外展活动。尝试在你的中心没那麽繁忙时去举办外展活动，那你就比较容
易不须要每个活动都出席。 - 订好地方，仪器及其他设备令一切准备就绪。
- 确定开支及做一个财政预算。切记要包括车马费、住宿费及膳食费。
- 寻找赞助去支付或摊分开支。
- 邀请对活动熟悉的讲者。提供他们以：
- 到会场的地图
- 准确的资料详述你期望他们演讲的时间及题目
- 观众的简介( 特点，大约出席人数等)
- 安排午膳及/或茶点的休息时间。
- 准备资料派发给参加者。确定你包括了谘询中心的联络详情。
- 选择及准备进行活动时需要的任何资源：
- 印刷资料
- 视听资料
- 电子资料
- 电脑软件程式
- 如适用，订立一个系统在举办活动前登记参加者。你可能需要知道实际上有多少人出席。对
於训练活动，对参加者在学习上的需要有概念是非常有用的。 - 如适用，指定参加者在参加前去完成一些事前资料搜集或阅读。
- 跟进。当准备活动时，你好有可能能建立一些新的联系。肯定你自己有跟进这些联络。例如，
当你与学生正在谈有关申请去美国读书的问题，亦告诉他们有关其他的活动如教育博览会或
出發前的迎新活動。加入新的學府聯絡的名字於你的網絡資料庫中。 - 公開宣傳那活動。寫一篇稿及送去自己中心的母学府的报纸，一份本地报纸或一个本地电
及电视。 - 检讨活动。准备检讨问卷派发给参加者。在活动完结後分析你认为那些是活动成功的方面，
及考虑什麽你下次可以做得不同。
举办一个活动需要公开演讲技巧。对公开演讲有些忧虑是很正常的。但是，这能够成为你工作
乐趣的一部份。一般来说，最容易是开始在一个正式的场合对少数人演讲，然後渐渐地挑战自
己愈来愈多。有许多不同的读物去帮助发展公开演讲技巧。
安装一个资讯分发系统
如果你投资你的时间及资源於训练地区的联络，要确定有一个系统能令你的联络接收到中心最
新的物料及资讯。那麽你的联络有效地对他们的地区的学生提供资料和意见。
订立一些地区性的联络或地区性资讯中心有系统的网络。有些个案一或两个联络可能已足够。
在其他国家你可能需要一定数目的活跃的联络去确保你的资料已被有效地传播穿透那地区或
国家。去确立一个地区的联系网络，依照这四个步骤：
一，估计需要
确定那一个地域或地区你收到最多的查询，及哪地区最逼切需要顾问资料。如果你在一个很大
的地区中的唯一一间谘询中心中工作，你可能希望先到距离中心最远的地方，因为那里的学生
可能是最感困难到你的中心去。列出及排列你考虑为最急切的目标地区或城市。
二，认定一个合适的联络
找出哪所学府或哪个人士会是一个合适的联络。你需要找一个联络，他是愿意及能够兴你合作的。
三，散发资料
当你一联络上你的新拍挡，给他们一个你的中心的资料包裹，及你出产的物料。你可能亦希望利
用这个联系网络去派发一些旧版书，和其他你的中心已不再用的资源。提供予你的联络清楚的指
引告诉他们你希望你给予他们的资料怎样被运用。有些可能被设计来展览，其他可用作影印及派
发。标明清楚所有东西因为这能增加你的资料被用於你希望的范筹的相似性。
四，跟进
加入你的联络於你的网络资料库中，反包括他们在你的通讯，公布及其他你会寄出的资料的邮寄
名单中。定期打电话或电邮你的联络去询问他们是否需要额外的物料，或询问他们有可能的一些
训练需要。考虑在你的谘询中心中举办实习训练予你的联络，好让他们能在给予意见时得到现成
的经验。
总结
成熟的外展计划会随著时间成长。由开始时的卑微，你可以建立你的外展架构。虽然初时外展需
要你投资你的时间及资源，但结果会是更有效地与你的联络合作，及有一个大大被提高水平的服
务给予住在或就读於距离你的中心很远的学生。
