小组约见咨询

 

摘要

小组约见能够省却顾问的时间，是一种很实用的提供意见方式。以下提供数项小组接见的重点：

 

小组接见

虽然单独约见能够让你和约见的学生建立一个和谐融洽的关系，及对他的个人状况提供切身的建

议，但小组接见还是比单独接见有更多的优点。

 

优点

由于很多初次到来的学生都是问及有关到美国留学的预备性问题，小组约见可避免重复回答类似的
问题，又可令你意识到学生的担忧。另外，对学生来说也有得益，因为他们能从其它学生的提问中，
对升学的问题有更多的了解和掌握更多的资料。

 

会议的类型

会议形式基本上分为入学前(Preadmission)建议及适应环境(orientation)两种。有某些中心会依
照小组的规模和兴趣作进一步划分，如按学级划分(本科生，研究生)或按学科划分(工程、工商管理、
人文学等)。如果进一步按话题划分小组的需求过大，你可能须要安排频密的会议以包括各种话题。
你必须确定什么对约见人来说是最适合和有利的。

 

接见安排

安排什么时候和隔多长时间接见一次是按学生的需求和兴趣而定。某些中心发现在早上进行的会议
出席率较高，其它中心的约见人可能在下午才比较空闲。一般来说，顾问每星期应该至少进行一次
小组接见以提供资料。如果中心有很多初次参与者，就有需要安排更多的会议。

 

小组接见的障碍

初次到中心的参加者可能会对小组接见有些抗拒。虽然他们可能会遇着类似的问题，但他们可能认为
小组接见并不能满足他们的个别需要。这时你需要向他们解释小组会议的目的并向他们保证他们的问
题将会在会议期间或者在跟进约见中被回答，这样他们很可能同意参与小组接见的会议。

 

如果参与会议的学生所住的地方与中心距离较远，他们或不愿意再来参加会议。这样的话，你必须决
定是否在中心接见他们，还是派发讲义给他们。建议他们下次参与会议之前，先与中心联络以确定他
们是否能出席小组接见会议。外展计划能提高你与那些不能常到中心的学生接触的机会及处理他们的
问题。

 

准备
  • 确定日期、 时间和地点
  • 派发会议准备的资料
  • 安排适合会议的设备
  • 回顾小组的概况
  • 评论组简要特性表

 

 

地点

会议位置的选择是很重要的，中心的地点最好位于中心地带，交通方便的地区，能容纳人数多
的组别，及有视听仪器备用(包括录像机、电影和幻灯放映机、黑板、海报等)。另外，小组接
见或会干扰到其它活动的进行。如果中心不能划分出一指定地区进行小组会，建议小组会有优
先权，或者找另一个地方进行。其它可举行小组会的地方包括附近的学校或者大学教室、美国
文化中心、英语机构、或者其它类似的地方。环境应该轻松舒适(有足够座位、充足的光线、室
温控制等等)和提供材料予学生做笔记。如果你有足够的预算，应该在国家的不同地区举行小组
接见的会议，让不能到你中心参加会让的学生有参与的机会。在其它地方进行会议前，须视察
当地的设施以决定你要携带的东西。

 

资源

你应该自行决定利用何种资源。电影、录像带、幻灯片、vcd等提供有关美国院校及校园的清楚视象
实例可吸引观众的注意。如果你的小组的人数太多，可考虑运用学院和大学的目录、测试公
报和参考书，让学生熟悉中心的资源和运用的方法。另外，你能准备一些图表(如有关金融、学
位、学位课程的期限等)、地图、插图、照片、讲义和清单。

 

进行小组会议前先准备一个大纲以确定你没有遗留任何重点。你可以为参加者提供一个讨论主题
的清单以帮助他们组织他们的问题。如果需要讲义，最好在事前准备好并确保有足够的副本数量。

 

会议录象

会议录象可以省却人力资源，因为组员可自行透过录像带找出一些常问问题的资料，省却顾问回
答的时间。电视录象可以请专业人员制作，也可以是非常简单的机构内部的产品。

 

会议宣传

适当的宣传可以确保出席率。如果是定期安排，可以透过参加的学生口头转告给他们的亲戚朋友
和同事知道。也可以在本地的学校、大学、美国文化中心、领事办工室的告示板上张贴有关的资
料，列举时间和地点，让有兴趣到外地升学的同学参阅。另外，有些中心还会使用本地的传媒作
宣传。

 

会议的准备

充足的准备对会议的成功是很重要。某些经常举办小组会议的中心发现，提供一些引导性问题的
资料给参加者在会议前阅读，可使学生对申请入读美国学院和大学的过程有新的理解。其它中心
则会利用小组会议本身加强学生的理解。无论如何，在组织会议时，有几个重点是要留意的。

 


列出讨论内容的要点
事先决定要包括那些资料并列出讨论内容的重点。

决定会议的长度
确定整个活动的时间，关于适应环境(pre-departure orientation)的可能需要两天的时间，大多数有关入学 (preadmission)的会议则只需要一至两个小时。其它专题，如写一个成功
的自我陈述，需要少于一个小时的时间。检查观看录像节目的时间，估计特邀讲者或与会讨
论嘉宾发言的时间，预留提问和回答时间。

计划整个会议的流程
会在讨论前安排观看录像节目吗？会在整个会议当中回答问题还是在最后的时间才回答问题？
计划整个会议的流程和估计每部分需要多长时间。这将帮助你指引参加者。

估计参与的人数及安排座位.
试试估计你将需要供应的座位数量。会否限定出席的人数？学生在出参加会议前是否须要
登记？如果参加的人数比超出你限定的人数，你可以安排一个重复的会议。不要招待房间
不能容纳的人数，因为过度拥挤会有潜在的危险，可能使参加者觉得不舒服，并会阻碍会
议的进程。座位的安排应受重视，它可影响会议的气氛。如果人数较少，可试着围着桌?br> ?/span>坐或者围成圆圈队形坐。稍大的组别可以像在教室的形式坐。如果使用听众席，你将被其
预先的座位安排而限制了。总之，要事前决定听众将怎样坐。

特邀讲者或与会讨论嘉宾
提早通知特邀讲者或与会讨论嘉宾会议的内容，以便准备。让他们知道会议的流程，是否
需要他们回答问题。通知参加会议者嘉宾的姓名和头衔，及事先寄给他们会议的大纲和流
程。

设备
计划会议需要的设备。是否须要使用录像机、高映机和扩音器等设备？设备将会放置在那
里？在会议前先测试全部设备是否安装妥当和可以使用。预备足够的讲义及决定放在房间
的那一处和何时派发给出席者。到时可能需要其它工作人员或者志愿者在会议中协助分发。

 

 

 

与会讨论环节

你可能会邀请特别嘉宾来参与讨论以解答一些较专门的题目，你应该事先通知他们将会讨论
的内容及他们发言的时间。这些嘉宾可以帮助你强调某些重点。在美国受训的本地大学教授、
在美国学成归来的毕业生、到本地学府访问的美国大学官员、领事官员、美国政府代表、入学
试监考人、为留学美国提供奖学金或者资助的组织的代表等，都可以是被邀请的对象。你可以
选择邀请仅一个特邀讲者，而为了吸引大批听众，你可做一些宣传或报名出席。

 

当其它讲者发言时，你期间需要做的是协调整个环节，令过渡更加顺畅及监控听众和讲者之间
的对话。提问和回答都应该是简明、清楚及与会议相关的。当某一听众占用过多的时间来发问
或详细地谈及个人状况时，你须要提醒所有人会议的性质，更详细的资料或特殊的问题可以在
跟进的接见过程中再查询。

 

主持会议

会议举行当天，你应该提供一张登记表让出席者填上他们的姓名、在那儿念书念那一科、年级
和其它相关资料。这张登记表为你提供出席者的统计及资料，对将来的计划是很有用。一些中
心会使用姓名卷标，但其它中心则需要出席者起立作自我介绍。当等待其它参加者的时候，你
可以请已到达的参加者写下他们关于到美国升学的几个问题或者列举他们希望在会议期间获得
的重要资料。

 

当你开始会议时，你可以作一简短的欢迎致辞及介绍自己和其它嘉宾，让出席的学生感到轻松
自在些。你应该简要地解释会议的目的、内容(将会播放的录像节目，讲者等)、会议的长度及
听众应该遵守的规则(发问问题的时间、休息的时间及场地的规则)。

 

接见小组

 

  • 回顾
  • 播放录像节目
  • 解释和讨论
  • 派发讲义
  • 回答问题
  • 总结和结束会议

 

 

语言

如果可以的话，入学前的会议(preadmission session)应该以当地的语言进行，而 讲者更应该操流利语言(进行会议的该种语言)。如果该国家是运用双语，或有多种地方语言，你应该使用一般教学的语言。因为使用学生熟悉的语言，学生将能更舒适的发问问题。如果讲者及嘉宾不懂当地的语言，可以请一名翻译推动听众和讲者之间的交流。

 

当学生对他们的升学计划有更深入的了解及参与环境适应活动(predeparture orientations)
时，这期间的会议就要使用更多英语，以帮助学生一旦到美国后要每日使用英语的事实，另一
方面，这又可增加他们以其它语言接收讯息的信心。艰深的概念和不熟悉的词语应该清楚解释
及写在黑板上。

 

节奏

变化的节奏，运用不同的材料和资源，可以避免会议变得沉闷。即使是在黑板上写字，或使用图
表说明重点都可以吸引听众的及避免会议像常规的演讲一样。

 

播放录像带

播放录像带前，最好先准备问题向听众发问以探查听众的反应和对播放影片的理解。他们喜欢该
段影片吗？理解它吗？觉得它有趣、有帮助、清楚、混淆， 还是令人厌烦呢？他们留意到美国大学校园、学生、教师的甚么东西呢？和本地有甚么不同？有甚
么可能难以适应的地方？他们的反应有助你确定那些材料可以再次使用或者那些须要删除，及你可
以怎样作出改善。

 

结束会议

在结束会议前，你应该检查是否还有出席者想发问及提醒他们中心的营业时间和在中心以外举行
会议的地方的地址。此时可以分发讲义和测试公报(test bulletins)。最后，向出席者和嘉宾致
谢以结束整个会议。

 

成功的小组建议会议取决于有组织及富创造性的计划，创新的想法和吸引人注意的表达技巧。这
些都能满足顾问和接受意见的学生双方的需要。

 

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